Monessa pk-yrityksessä vastuullisuustyö ja vastuullisuusraportointi mielletään helposti samaksi asiaksi, vaikka niiden välillä on selkeä ero. Yrityksessä voidaan jo tehdä paljon vastuullisuuden eteen: energiankulutusta seurataan, materiaalihukkaa vähennetään, henkilöstön hyvinvoinnista ja työturvallisuudesta huolehditaan, toimittajia tunnetaan ja asiakassuhteita hoidetaan pitkäjänteisesti.
Usein tekemistä ei kuitenkaan ole koottu yhteen, sille ei ole määritelty mittareita eikä sitä ole dokumentoitu tavalla, joka mahdollistaisi vastuullisuudesta raportoinnin. Tässä on tärkeä ero: vastuullisuustyö ja vastuullisuusraportointiin tarvittava valmius eivät ole sama asia.
Vastuullisuutta voidaan tehdä ilman vastuullisuusraporttia
Pk-yritysten vastuullisuustyö on usein hyvin käytännönläheistä. Se näkyy päivittäisissä päätöksissä, toimintatavoissa ja prosesseissa eikä välttämättä erillisenä vastuullisuusohjelmana.
Yritys voi esimerkiksi vähentää energiankulutustaan puhtaasti kustannussyistä. Materiaalihukkaa voidaan seurata tuotannon tehokkuuden parantamiseksi. Työturvallisuutta kehitetään, koska hyvä työympäristö kuuluu yrityksen normaaliin johtamiseen. Toimittajia valitaan laadun, toimitusvarmuuden ja pitkäaikaisten suhteiden perusteella.
Kaikki nämä voivat samalla olla yrityksen vastuullisuustyötä. Ongelma syntyy siinä vaiheessa, kun joku kysyy yritykseltä esimerkiksi energiankulutuksen kehitystä, kasvihuonekaasupäästöjä, henkilöstöön liittyviä tunnuslukuja, vastuullisuustavoitteita tai toimitusketjun hallintaa. Silloin ei enää riitä, että asioita tehdään hyvin. Niistä täytyy myös pystyä tuottamaan tietoa.
Tekeminen ja siitä kertominen vaativat erilaisia valmiuksia
Vastuullisuusraportointi edellyttää yritykseltä asioita, joita käytännön vastuullisuustyö ei välttämättä ole aikaisemmin edellyttänyt. Tarvitaan tietoa, mittareita, dokumentointia, vastuita ja usein myös yhteisiä toimintatapoja. Yritys voi esimerkiksi olla jo vuosien ajan vähentänyt energiankulutustaan, mutta jos kulutustietoa ei ole kerätty järjestelmällisesti, kehitystä on vaikea osoittaa.
Samoin henkilöstöstä voidaan pitää hyvää huolta ilman, että yrityksessä on koskaan laskettu henkilöstön vaihtuvuutta, sairauspoissaolojen kehitystä tai koulutustunteja. Vastuullisuustyön puute ja vastuullisuustiedon puute ovat siis kaksi eri asiaa. Tämä ero on pk-yrityksille tärkeä, koska muuten vastuullisuusraportointiin valmistautuminen voidaan aloittaa väärästä päästä.
Ensin selvitetään, mitä yrityksessä jo tehdään
Kun yritykseltä aletaan kysyä vastuullisuustietoja, ensimmäinen reaktio voi olla, että nyt täytyy rakentaa kokonaan uusi vastuullisuusjärjestelmä. Usein näin ei ole, vaan ensimmäinen järkevä vaihe on kartoittaa olemassa oleva toiminta.
Mitä ympäristöasioita jo seurataan? Mitä henkilöstöön liittyviä käytäntöjä yrityksellä on? Miten työturvallisuutta johdetaan? Millaisia vaatimuksia toimittajille asetetaan? Mitä asiakkaat jo kysyvät? Mitä tietoja taloushallinnosta, tuotannosta, henkilöstöhallinnosta tai muista järjestelmistä löytyy valmiiksi?
Vasta tämän jälkeen nähdään, missä todelliset puutteet ovat. Joskus puuttuu itse vastuullisuustoimenpide. Toisinaan tekeminen on jo kunnossa mutta mittari puuttuu. Joskus tieto on olemassa, mutta sitä ei ole koottu. Toisinaan vastuullisuustyötä tehdään useassa paikassa organisaatiota ilman, että kokonaisuutta on koskaan tunnistettu.
Raportointi ei saa muuttua vastuullisuustyön tarkoitukseksi
Vastuullisuusraportoinnilla on tärkeä tehtävä. Sen avulla yritys pystyy kokoamaan tietoa, seuraamaan kehitystä ja vastaamaan asiakkaiden, rahoittajien ja muiden sidosryhmien tietotarpeisiin.
Raportointi on kuitenkin väline, ei vastuullisuustyön päämäärä. Pk-yrityksen näkökulmasta olennaisempaa on tunnistaa, mitkä vastuullisuuskysymykset ovat yrityksen toiminnan, riskien, asiakkaiden ja liiketoiminnan kannalta merkittäviä ja mitä niiden suhteen kannattaa tehdä. Sen jälkeen määritellään, mitä kannattaa mitata ja mitä tietoa tarvitaan. Ja vasta sen jälkeen ratkaistaan, missä muodossa tiedosta raportoidaan.
Pk-yrityksen ei tarvitse siirtyä yhdessä harppauksessa epämuodollisesta vastuullisuustyöstä täydelliseen raportointijärjestelmään, vaan raportointivalmiutta voidaan rakentaa vaiheittain. Ensimmäisessä vaiheessa tunnistetaan jo olemassa oleva vastuullisuustyö ja yritykselle olennaiset vastuullisuusteemat. Seuraavaksi tunnistetaan puuttuvat tiedot ja valitaan muutama liiketoiminnan kannalta hyödyllinen mittari. Sen jälkeen sovitaan, mistä tieto saadaan, kuka sitä seuraa ja kuinka usein sitä tarkastellaan.
Näin vastuullisuustiedosta tulee vähitellen osa normaalia johtamista eikä yrityksen muun toiminnan päälle rakennettu erillinen raportointikoneisto. Samalla yrityksen kyky vastata asiakkaiden ja muiden sidosryhmien vastuullisuuskysymyksiin paranee.
FI 
EN