Usein kuulee sanottavan, että henkilöstö on yrityksen tärkein voimavara. Mielestäni tämä on totta ja siksi työntekijä pitäisi pystyä sitouttamaan yritykseen heti alkumetreiltä lähtien. Tärkeitä asioita sitouttamisen näkökulmasta on, että uusi työntekijä kokee olevansa tervetullut ja että työpaikalla on hyvä työilmapiiri. Työkaluja näiden asioiden saavuttamiseksi ovat hyvä perehdytys sekä avoin, tasa-arvoinen ja arvostava työkulttuuri. Henkilökunnan suuri vaihtuvuus tulee kalliiksi yritykselle, sillä uuden ihmisen kouluttaminen työtehtävään vie aina resursseja. Hyvä työilmapiiri puolestaan tutkitusti vähentää työntekijöiden sairauspoissaoloja ja nostaa työn tuottavuutta. Siksi on pitkällä aikavälillä taloudellisesti kannattavaa panostaa perehdytykseen ja hyvän työilmapiirin luomiseen yrityksessä.
Kun uusi työntekijä aloittaa työn yrityksessä tai siirtyy uuteen tehtävään yrityksen sisällä, tarvitaan aina perehdytystä. Mitä perehdyttäminen sitten on? Sillä tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä, joiden avulla uusi työntekijä oppiin tuntemaan uudet työtehtävänsä, työpaikkansa ja työyhteisön tavat. Samalla työyhteisö ja sen sidosryhmät tulevat uudelle työntekijälle tutuiksi. Perehdyttämisen myötä työntekijä myös oppii uuden työnsä nopeammin ja alusta asti oikein. Näin resursseja vaativilta turhilta virheiltä vältytään. Lisäksi perehdytys vähentää työturvallisuusriskejä, kun kaikki työpaikan vaaralliset kohteet on käyty läpi uuden työntekijän kanssa jo heti työnsuhteen alussa.
Nuorten työntekijöiden kohdalla laki jopa velvoittaa työnantajaa antamaan ohjausta ja henkilökohtaista opastusta. Yleiset työsuhteeseen liittyvät asiat on hyvä aina käydä erityisen huolellisesti läpi nuoren työntekijän kanssa, puhumattakaan työturvallisuus asioista. Työnantajan on perehdytyksessä huomioitava työpaikan työolojen lisäksi työntekijän ikä ja muut henkilökohtaiset ominaisuudet.
–
Perehdytys lisää työhyvinvointia
Perehdytyksen voi myös nähdä erinomaiseksi tavaksi parantaa työhyvinvointia työpaikalla. Uudelle työntekijälle pitää antaa riittävästi aikaa työhön, työyhteisöön ja organisaatioon tutustumiseen. Ajan lisäksi henkilölle tulisi osoittaa myös mentori tukemaan häntä ensimmäisien kuukausien aikana. Työyhteisöllä ja sen suhtautumisella uuteen työntekijään on suuri merkitys hänen näkökulmastaan. Ystävällisessä ilmapiirissä on helpompi tulla kysymään neuvoa, jos jotain asiaa ei vielä osaa. Kun on alussa päässyt hyvin tutustumaan uusiin työtovereihinsa ja heidän roolinsa yrityksessä on kerrottu selkeästi, perehdytettävä tietää myös heti kenen puoleen voi kääntyä kysymyksiensä kanssa. Työtoverien ystävällinen suhtautuminen saa myös tulijan kokemaan itsensä tervetulleeksi porukkaan. Itse perehdytyksessä tulee myös ottaa huomioon työntekijän aikaisempi kokemus ja muokata perehdytysohjelmaa tarvittaessa sen mukaisesti.
Uudelle työntekijälle pitää antaa riittävästi aikaa työhön, työyhteisöön ja organisaatioon tutustumiseen.
Yrityksessä on hyvä tehdä perehdytysohjelma. Hyvin suunniteltu ohjelma on helppo ottaa käyttöön ja ajan kanssa vakiinnuttaa yleiseksi toimintatavaksi. Isommissa organisaatioissa yleensä henkilöstöasiantuntija laatii perehdytysohjelman, mutta varsinaisen perehdytyksen hoitaa yksikön esihenkilö tai esimerkiksi työtehtävien osalta siihen parhaiten soveltuva henkilö. Pienemmissä yrityksissä perehdytysohjelman laatimisesta vastaa usein yrityksen omistaja, henkilöstöpäällikkö tai tiimin esimies. Ohjelma kannattaa laatia osallistaen henkilöstöä sekä työturvallisuusasioista vastaava henkilö sen suunnitteluun. Vanhojen työntekijöiden joukosta voi yllättäen löytyä ihmisiä, joita perehdyttämisohjelman tekeminen kiinnostaa ja innostaa. Tällainen resurssi kannattaa ilman muuta käyttää hyödyksi. Vanhoilla työntekijöillä on myös usein hiljaista tietoa yrityksen toimintatavoista sekä arvoista ja siitäkin voi olla hyötyä ohjelmaa suunniteltaessa. Perehdytysohjelma toimii perehdyttäjän muistilistana, ja kerran huolella laadittu ohjelma on jatkossa helposti päivitettävissä ja muunneltavissa tarpeen mukaan.
Perehdytystä voi toteuttaa monella eri tapaa. Vuosien varrella on nähty ja kuultu monenlaisista perehdytysohjelmista. Yksikertaisimmillaan ohjelma voi olla lista läpikäytävistä tärkeistä asioista, jotka ruksataan sitä mukaa listalta, kun ne on perehdytetty. Myös itsenäisesti katsottava video on ollut joskus alkuperehdytyksenä ennen varsinaisesti työpaikalle menoa. Pitkästä aikaa virkistävä, erilainen ratkaisu oli netistä löytämäni norjalaisen yrityksen Borregaardin perehdytyksessä käyttämä eettisten toimintatapojen ohjeistus Code of Conduct, joka on yrityksessä sisäisesti ja ulkoisesti käytössä. Tavallisimmin kyseinen asiakirja on muutaman sivun mittainen ja tehty lähinnä tavarantoimittajien eettiseksi ohjeistukseksi. Tämä dokumentti puolestaan on todella laaja ja koskee yrityksen omia työntekijöitä ja yhteistyökumppaneita. Kyseiseltä yritykseltä toki löytyi myös se perinteinen vain tavarantoimittajille suunnattu eettinen ohjeistus. Kaikki työntekijät velvoitetaan käymään tämä laaja asiakirja läpi, osallistumaan siihen liittyvään koulutukseen ja lopuksi allekirjoituksellaan vahvistamaan tehneensä nämä asiat. Yritys myös auttaa kouluttamaan Code of Conductin sisältöä yhteistyökumppaneiden yrityksissä. Tällainen toiminta on vastuullisuutta parhaimmillaan.
–
Laaja työkalupakki perehdytyksen apuna
Työvälineet perehdytyksessä ovat siis moninaiset ja osittain vain luovuus on rajana. Eri osa-alueiden perehdyttämiseen voi käyttää eri keinoja ja viestinnän tapoja. Tärkeää on huolehtia, että asiat ovat selkeästi ja ymmärrettävästi esitetty. Jos käyttää itsenäisesti läpi käytävää aineistoa perehdytyksessä, on ehkä hyvä myös varmistaa jollain tavalla, että se on myös oikeasti käyty läpi. Tähän voi käyttää vaikka itsenäisesti tehtävää lyhyttä monivalintatenttiä. Toki perehdytysohjelman suunnittelussa tulee huomioida sen toteuttamiseen käytettävissä olevat resurssit. Myös se paljonko uusia työntekijöitä keskimäärin yritykseen palkataan, vaikuttaa siihen minkälainen ohjelma laaditaan. Esimerkiksi videoita tai itsenäisesti tehtäviä tenttejä ei kannata muutamien uusien työntekijöiden takia lähteä tekemään. Ohjelma on myös hyvä jakaa ajatuksellisesti helposti omaksuttaviin osioihin, joiden läpikäyntijärjestys kannattaa miettiä valmiiksi. Kaikkea uutta tietoa ei ole tarkoituksenmukaista kertoa tulokkaalle heti tiiviissä paketissa, sillä ihmisen tiedon vastaanotto kyky on rajallinen. Tästä syystä osio kerrallaan läpikäynti, välissä harjoitellen ja kerraten siihen mennessä opittua, antaa paremman lopputuloksen oppimisen kannalta.
Hyvä perehdytys viestii uudelle työntekijälle aitoa mielenkiintoa häntä ja hänen osaamistaan kohtaan.
Perehdytyksen liikkeelle lähdön jälkeen on tärkeää myös huolehtia seurannasta. Työtekijän kanssa sovitaan, milloin seuraavan kerran istutaan alas juttelemaan ja arvioimaan työtehtävän haltuunoton ja työyhteisöön sopeutumisen tilaa. Hyvä perehdytys viestii uudelle työntekijälle aitoa mielenkiintoa häntä ja hänen osaamistaan kohtaan. Varsinaisen alkuperehdytyksen jälkeen työntekijälle tulisi jatkossakin antaa aikaa suunnitella työtänsä eikä vai suorittaa sitä. Tämä lisää työntekijän sitoutuneisuutta ja työhyvinvointia pitkällä aikavälillä.
Perehdytys on jatkuva prosessi, jota tarvitaan välillä joidenkin aihepiirien kertaamiseen sekä työmenetelmien muuttuessa. Elämmehän jatkuvasti muuttuvassa maailmassa, jonka muutos nopeus tuntuu vain kiihtyvän. Perehdytys on vastavuoroista keskustelua sekä oppimista puolin ja toisin, varsinkin avoimessa ja toisia arvostavassa ympäristössä. Koska hyvä perehdytys edistää työhyvinvointia ja hyvää työilmapiiriä, kannattaa se integroida osaksi yrityksen vastuullisuusstrategiaa, sosiaalisen ulottuvuuden alle. Työhyvinvoinnin taso on mitattavissa oleva asia ja sitä voidaan myös kehittää jatkuvasti paremmaksi.
Lähteet:
Borregaard Code of Conduct . (2023). https://2044808.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/2044808/Media/Design/Company/borregaard-s-code-of-conduct.pdf
HAMKin Viestinnän lehtori Lotta Hirvosen videoluento Esihenkilötyö ja muutosjohtaminen 2024: Työhyvinvointi (henkilökohtainen tiedonanto, 28.8.2024)
Joki, M., & Helsingin seudun kauppakamari. (2024). Henkilöstöasiantuntijan käsikirja (8., uudistettu painos.). Kauppakamari.
Työsuojeluhallinnon verkkopalvelu. (18.11.2024). Perehdyttäminen. https://tyosuojelu.fi/tyosuhde/nuori-tyontekija/perehdyttaminen
