Pk-yritysten vastuullisuusvaatimukset ja niihin liittyvät tietopyynnöt ovat monilaisia. Niitä tulee ainakin välillisesti EU:n sääntelystä ja vastuullisuusstandardeista, suurilta asiakkailta, rahoittajilta ja muilta sidosryhmiltä. Yritykseltä voidaan pyytää esimerkiksi tietoja päästöistä, henkilöstöstä, toimitusketjusta tai vastuullisuustyön käytännöistä.
Vaatimuksiin vastaaminen voi olla pk-yritykselle vaikeaa monesta syystä. Tarvittavaa dataa ei välttämättä ole valmiiksi saatavilla, se voi olla hajallaan eri järjestelmissä tai sen kerääminen voi vaatia huomattavasti työtä. Tätä ennen on kuitenkin ratkaistava toinenkin kysymys: mitä erilaiset vastuullisuusvaatimukset tarkoittavat juuri meidän yrityksemme kannalta ja mitä niiden perusteella meidän on käytännössä tehtävä?
Tätä kysymystä olen viime aikoina tarkastellut myös tutkimuskirjallisuuden kautta. Organisaatiotutkimuksessa ilmiötä käsitellään muun muassa sensemaking-käsitteen avulla. Käsitteelle ei ole täysin vakiintunutta suomenkielistä vastinetta, mutta tässä yhteydessä kyse on merkityksen muodostamisesta: siitä, miten yrityksessä tulkitaan epäselvää tai muuttuvaa toimintaympäristöä ja muodostetaan siitä sellainen käsitys, jonka perusteella voidaan toimia.
Vaatimus ei muutu toiminnaksi itsestään
Mikään näistä ei kuitenkaan vielä kerro yksittäiselle yritykselle suoraan, mitä sen kannattaa maanantaiaamuna tehdä.
EU voi säätää vastuullisuuteen liittyvää lainsäädäntöä. Suuri asiakas voi lähettää toimittajalleen vastuullisuuskyselyn. Pankki voi pyytää yritykseltä tietoja. VSME voi tarjota pk-yritykselle rakenteen vastuullisuustietojen esittämiseen. Mikään näistä ei kuitenkaan vielä kerro yksittäiselle yritykselle suoraan, mitä sen kannattaa maanantaiaamuna tehdä.
Yrityksessä on ensin muodostettava käsitys siitä, mitä ulkopuolelta tuleva vaatimus tarkoittaa oman liiketoiminnan kannalta. Miksi meiltä kysytään tätä tietoa? Koskeeko tämä edes meitä? Mitkä asiat ovat meille olennaisia? Mitä tietoja meillä jo on? Mitä puuttuu? Mihin kannattaa käyttää rajallista aikaa ja rahaa? Vasta tämän jälkeen vaatimus voi muuttua käytännön toiminnaksi.
Organisaatiotutkimuksessa on jo pitkään tunnistettu, etteivät yritykset vain vastaanota ulkopuolelta tulevia vaatimuksia ja toteuta niitä sellaisinaan. Ihmiset tulkitsevat niitä, muodostavat niistä käsityksiä ja muuttavat niitä oman organisaationsa toimintaan sopiviksi. Weickin ym. (2005) klassisen määritelmän mukaan sensemakingissa olosuhteista muodostetaan ymmärrettävä tilanne, jonka perusteella voidaan toimia.
Sama vaatimus ei tarkoita kaikille yrityksille samaa asiaa
Ajatellaan kahta pk-yritystä, joilta suuri asiakas pyytää vastuullisuustietoja. Ensimmäinen on metallialan valmistava yritys, jolla on oma tuotantolaitos, merkittävä energiankulutus ja kansainvälisiä asiakkaita. Toinen on 15 henkilöä työllistävä asiantuntijayritys. Molemmat voivat saada asiakkaalta saman vastuullisuuskyselyn. Silti kyselyn merkitys niiden liiketoiminnalle, tarvittavat tiedot ja järkevät toimenpiteet voivat olla aivan erilaisia.
Tämä on yksi syy siihen, miksi vastuullisuustyössä valmiit tarkistuslistat eivät yksin riitä. Stoianin ja Plakoyiannakin (2024) tutkimus pk-yrityksistä osoittaa hyvin, kuinka erilaisia merkityksiä yritysten johto voi antaa vastuullisuudelle. Tutkimuksessa vastuullisuus näyttäytyi esimerkiksi kansainvälisen suorituskyvyn edistäjänä, erottautumiskeinona, yhteistyön välineenä tai laajemman muutoksen mahdollistajana. Yrityksen johto tulkitsee vastuullisuutta oman liiketoimintansa, kokemustensa, sidosryhmiensä ja toimintaympäristönsä kautta. Tutkimuksen havainto auttaa ymmärtämään myös sitä, miksi ulkopuolelta tulevat vastuullisuusvaatimukset voivat saada eri yrityksissä erilaisia merkityksiä.
Sääntelyn ja yritysarjen välissä tapahtuu jotain tärkeää
Schultz ja Wehmeier (2010) kuvaavat tätä translation-käsitteen avulla, jolla tarkoitetaan ulkopuolelta tulevien vaatimusten ja odotusten tulkitsemista ja muokkaamista organisaation omaan toimintaympäristöön sopiviksi. Ajatus on yksinkertainen: ulkopuolelta tuleva vaatimus ei muutu yrityksen toiminnaksi sellaisenaan. Ensin yrityksessä on tulkittava, mitä vaatimus tarkoittaa juuri oman liiketoiminnan kannalta, ja sen jälkeen muutettava se yrityksen tilanteeseen sopiviksi käytännön toimenpiteiksi.
Juuri tämä vaihe jää vastuullisuuskeskustelussa mielestäni liian usein vähälle huomiolle. Puhumme paljon siitä, mitä yrityksiltä vaaditaan. Puhumme CSRD:stä, VSME:stä, päästölaskennasta, toimitusketjuista, vastuullisuusväittämistä ja raportoinnista. Mutta yrityksessä kysymys kuuluu lopulta: mitä tämä tarkoittaa meille? Sen jälkeen tulevat seuraavat kysymykset: mikä tästä on meille olennaista? Mitä meidän kannattaa tehdä ja missä järjestyksessä? Millä tasolla tekeminen on meille riittävää? Näihin kysymyksiin vastaaminen on jo liiketoiminnan johtamista, ei pelkästään vastuullisuusraportointia.
Lisää tietoa ei automaattisesti tarkoita parempaa ymmärrystä
Mutta tiedon määrä ja ymmärrys eivät ole sama asia.
Tässä on myös yksi pk-yritysten vastuullisuustyön paradokseista. Kun yritys ei tiedä, mitä sen tulisi tehdä, ensimmäinen ratkaisu on helposti lisätä tietoa. Lisää ohjeita, lisää verkkosivuja, lisää oppaita, lisää koulutuksia ja lisää raportteja. Mutta tiedon määrä ja ymmärrys eivät ole sama asia. Pk-yrityksellä voi olla käytettävissään satoja sivuja täysin oikeaa tietoa ja silti olla epäselvää, mitä sen pitäisi tehdä seuraavaksi.
Sensemaking-tutkimuksessa keskeinen ajatus on, että epäselvässä tilanteessa ihmiset muodostavat tulkintoja, joiden perusteella voidaan toimia (Weick ym., 2005). Täydellistä tietoa ei yleensä ole saatavilla, eikä kaikkea mahdollista tietoa voida käsitellä ennen päätöksentekoa. Pk-yrityksen vastuullisuustyössä tämän voisi sanoa yksinkertaisemmin: kaikkea ei tarvitse tehdä. Olennaista on ymmärtää, mitä juuri meidän kannattaa tehdä.
Vastuullisuustyö alkaa ymmärtämisestä
Tämä muuttaa hieman myös sitä, miten pk-yritysten vastuullisuustyötä kannattaa lähestyä. Ensimmäinen kysymys ei välttämättä ole, mitä yrityksen pitää raportoida. Parempi lähtökohta voi olla selvittää, mitä vastuullisuus tarkoittaa juuri tämän yrityksen liiketoiminnalle. Mitkä vastuullisuuskysymykset liittyvät yrityksen toimintaan? Mitä asiakkaat ja muut keskeiset sidosryhmät odottavat? Missä ovat merkittävimmät riskit ja mahdollisuudet? Mitä yrityksessä tehdään jo nyt? Missä tarvitaan muutosta?
Kun nämä kysymykset on ratkaistu, myös raportoinnista tulee huomattavasti järkevämpää. Silloin yritys ei kerää vastuullisuustietoa vain siksi, että joku lomake sitä kysyy, vaan tieto liittyy yrityksen omaan toimintaan ja päätöksentekoon. Tämä on myös syy siihen, miksi vastuullisuustyötä ei kannata nähdä erillisenä hallinnollisena harjoituksena. Parhaimmillaan kyse on liiketoiminnan strategisesta kehittämisestä.
Vaatimuksesta käytännön tekemiseksi
Hyvä vastuullisuustyö muodostaa sillan ulkopuolisen vaatimuksen ja yrityksen arjen välille.
Pk-yritysten vastuullisuustyössä tarvitaan tietoa sääntelystä ja standardeista. Mutta yhtä tärkeää on kyky tulkita niitä yrityksen omasta näkökulmasta. Hyvä vastuullisuustyö muodostaa sillan ulkopuolisen vaatimuksen ja yrityksen arjen välille. Ensin ymmärretään, mitä vaatimus tarkoittaa. Sitten tunnistetaan, mikä yritykselle on olennaista, priorisoidaan tarvittavat toimenpiteet ja viedään ne käytäntöön.
Kun järjestys on tämä, vastuullisuustyön ei tarvitse tarkoittaa uuden hallinnollisen kerroksen rakentamista yrityksen päälle. Se voidaan liittää siihen, mitä yrityksessä muutenkin tehdään: strategiaan, johtamiseen, investointeihin, asiakastyöhön, riskienhallintaan ja toiminnan kehittämiseen.
Ehkä vastuullisuustyön vaikein kysymys ei siis olekaan ”Mitä meiltä vaaditaan?” Paljon hyödyllisempi kysymys on: ”Mitä nämä vaatimukset tarkoittavat meidän liiketoiminnallemme – ja mitä meidän kannattaa nyt tehdä?”
Lähteet:
Schultz, F., & Wehmeier, S. (2010). Institutionalization of corporate social responsibility within corporate communications: Combining institutional, sensemaking and communication perspectives. Corporate communications, 15(1), 9-29. https://doi.org/10.1108/13563281011016813
Stoian, M.-C., & Plakoyiannaki, E. (2024). Understanding international CSR in SMEs. Journal of Small Business Management, 62(4), 1828–1864.https://doi.org/10.1080/00472778.2023.2182441
Weick, K. E., Sutcliffe, K. M., & Obstfeld, D. (2005). Organizing and the process of sensemaking. Organization Science, 16(4), 409–421. 10.1287/orsc.1050.0133.
FI 
EN