Yritysvastuutyö on laaja kokonaisuus, johon liittyy paljon vaiheita ja työtä etenkin aloitusvaiheessa eli silloin, kun aletaan rakentaa yritykselle vastuullisuusstrategiaa. Olennaisuuden arvioinnilla on tässä merkittävä rooli, sillä kaikkea ei voi eikä kannata yrittää tehdä, vaan vastuullisuustyössäkin on keskityttävä yrityksen toiminnan olennaisiin vaikutuksiin, riskeihin ja mahdollisuuksiin. Keskittymällä olennaiseen saadaan vastuullisuustyössäkin aikaan parhaat mahdolliset tulokset.
Vastuullisuustyön olennaisuuden arvioinnin lähtökohtina ovat yrityksen arvot, missio, visio ja strategia. Käytännössä tämä tarkoittaa, että työssä keskitytään asioihin, jotka ovat yritykselle tärkeitä ja tukevat sen tehtävää, päämääriä ja strategiaa eli ovat näiden kannalta merkityksellisiä. Seuraavina olennaisuuden arvioinnin näkökohtina tunnistetaan yrityksen merkittävimmät taloudelliset, sosiaaliset ja ympäristövaikutukset. Tässä tulee ottaa huomioon erityisesti yrityksen tärkeimpien sidosryhmien odotukset ja toiveet. Samalla pyritään pohtimaan toimenpiteiden merkitystä myös laajemmin yrityksen, sen arvoketjun, sidosryhmien ja yhteiskunnan kannalta. Myös yritykseen ja sen toimintaan kohdistuva sääntely tulee ottaa huomioon. Perinteisesti on ajateltu, että olennaisuuden arvioinnissa kannattaa käsitellä vain asioita, joihin yritys pystyy itse vaikuttamaan.
Yrityksen vastuullisuustyön olennaisuuden arviointi on myös uuden yritysvastuuraportoinnin CSRD-direktiivin (Corporate Sustainability Reporting Directive) ESRS-raportointistandardien (European Sustainability Reporting Standards) mukaisen kestävyysraportoinnin lähtökohtana. ESRS-standardit jakavat kestävyysseikan olennaisuuden kahteen osaan, sen vaikutuksen olennaisuuteen ja taloudelliseen olennaisuuteen.
Vaikutukseltaan asiaa on pidettävä olennaisena, kun se liittyy yrityksen toiminnasta ihmisiin tai ympäristöön kohdistuviin myönteisiin tai kielteisiin vaikutuksiin. Tässä vaikutuksen olennaisuuden arvioinnissa tulee ottaa huomioon myös yrityksen arvoketju, tuotteet, palvelut ja liikesuhteet.
ESRS-standardien mukaan kestävyysseikka on taloudellisesti olennainen, jos siitä aiheutuu tai voidaan odottaa aiheutuvan yritykselle olennaisia taloudellisia vaikutuksia. Tämä olennaisuuden arviointi tulee ulottaa myös seikkoihin, joihin yrityksellä ei ole vaikutusta.
Sinänsä nämä ESRS-raportointistandardien määritelmät eivät muuta perinteisiä yllä kuvattuja yrityksen vastuullisuustyön olennaisuuden arvioinnin lähtökohtia tai luonnetta. Suurin ero tähän asti vallinneeseen käytäntöön lienee se, että kestävyysseikan talouden olennaisuuden arvioinnissa on jatkossa otettava huomioon myös seikat, jotka eivät ole yrityksen määräysvallassa.
Sinänsä nämä ESRS-raportointistandardien määritelmät eivät muuta perinteisiä yllä kuvattuja yrityksen vastuullisuustyön olennaisuuden arvioinnin lähtökohtia tai luonnetta.
Sen sijaan kaksinkertainen olennaisuus on keskeinen osa uutta CSRD-direktiiviä. Kaksoisolennaisuudella tarkoitetaan sitä, että kestävyysseikan olennaisuuden arvioinnissa tarkastellaan paitsi yrityksen oman toiminnan myönteisiä ja kielteisiä vaikutuksia ihmisiin ja ympäristöön, siinä otetaan myös huomioon ulkoisten tekijöiden, kuten esimerkiksi sidosryhmien tai teknologian kehityksen vaikutukset yritykseen ja sen talouteen. Myös kestävyysseikan kaksinkertaisessa olennaisuuden arvioinnissa on sekä vaikutuksen että talouden ulottuvuudet, jotka usein liittyvät toisiinsa ja joiden väliset keskinäiset riippuvuussuhteet tulee ottaa arvioinnissa huomioon.
Olennaisuuden arvioinnin kautta yritys pystyy määrittelemään itselleen yritysvastuutyönsä kokonaisuuden ja sen tavoitteet siten, että ne ovat selkeitä ja liittyvät olennaisesti yrityksen ydinliiketoimintaan. Samalla yritys voi tunnistaa kestävyysseikkoihin liittyviä vaikutuksia, riskejä ja mahdollisuuksia. Silloin, kun näiden mittakaava arvioidaan suureksi, ne ovat laaja-alaisia tai niiden todennäköisyys vaikuttaa suurelta, on kysymys todennäköisesti olennaisesta kestävyysseikasta edellyttäen, että ne liittyvät yrityksen strategiaan ja liiketoimintamalliin. Tässä kestävyysseikkojen olennaisuuden arvioinnissa voi myös käyttää apuna olennaisuusmatriisia, joka voi auttaa olennaisuusjärjestyksen määrittämisessä.
Yrityksen kestävyysseikkojen olennaisuuden arvioinnissa näin löydetyt ja päätetyt olennaiset kestävyysseikat ja -toimenpiteet teemoitetaan vastuullisuusteemoihin, jotka muodostavat yrityksen strategiakauden vastuullisuustyön painopisteet. Näitä vastuullisuusteemoja kannattaa tarkastella myös YK:n kestävän kehityksen ohjelman Agenda 2030 kannalta ja sitoa ne sen tavoitteisiin. Tämä lisää vastuullisuusteemojen ja niiden vaikuttavuuden konkretiaa ja tuo ne osaksi maailmanlaajuista vastuullisuuskontekstia.
